1. A. Introduzione
  2. B. Dove trovare assistenza per il proprio apparecchio telefonico?
  3. C. Nozioni di base
    1. 1. Introduzione
    2. 2. Il funzionamento dell’apparato telefonico
    3. 3. La derivazione come elemento chiave
  4. D. Portale di assistenza
    1. 1. Login
    2. 2. Terminali
      1. 2.1. Telefono Derivazione (Telefono / fax)
      2. 2.2. Derivazione Premium(Versione Premium)
      3. 2.3. Derivazione eFax
    3. 3. Servizi
      1. 3.1. Gruppi
      2. 3.2. Code di attesa
      3. 3.3. Dialoghi vocali
      4. 3.4. Dialoghi vocali a più cifre
      5. 3.5. Comandi a tempo
      6. 3.6.Conferenze telefoniche
      7. 4. Quadri generali
    4. 5. Elementi
      1. 5.1. Terminali
      2. 5.2. Messaggi
      3. 5.3. Messaggi temporanei
    5. 6. Amministrazione
      1. 6.1. Profilo
      2. 6.2. Importazione file
      3. 6.3. Rubrica
      4. 6.4. Impostazioni per la linea di rete
    6. 7. Aiuto Online

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2.1. Telefono Derivazione (Telefono / fax)

Definizione di derivazione:

 

Per comprendere l’apparecchio e la sua configurazione è essenziale capire che la derivazione costituisce la base dell’apparecchio telefonico. La derivazione ha un numero, una persona o un telefono invece no. A questa derivazione può essere poi assegnata una destinazione.

 

Una derivazione è sempre il numero interno, vale a dire, con questo numero sono raggiungibili i partecipanti e anche i servizi all’interno dell’azienda senza prefisso di una linea di rete („0“ in prima posizione). Questo numero interno è, in linea generale, completamente indipendente dal numero di selezione diretta raggiungibile dall’esterno. Vale a dire che le derivazioni non possono essere raggiungibili dall’esterno o anche solo teoricamente con un’altra serie di cifre. Per gli apparati telefonici, di norma, il numero interno (derivazione) corrisponde anche al numero esterno (numero di selezione diretta).

 

Cambio di postazione più rapido…
(inglese: Hot Desking)

 

Le impostazioni personali dell’utente vengono assegnate alla derivazione corrispondente (non all’apparecchio telefonico!). Con ciò è possibile in ogni momento „trasferire“ le proprietà di una derivazione su un altro apparecchio telefonico, senza dover eseguire nuovamente le impostazioni. Di conseguenza si potrebbe definire la derivazione come l’„anima“ dell’apparecchio telefonico.Le funzioni sono anche denominate „Hot Desking“. È possibile lavorare, per esempio, da più postazioni ed usare sempre la stessa derivazione.

 

Esempio:

Da lunedì a mercoledì lavorate nella postazione A e da giovedì a venerdì lavorate nella postazione B. È possibile utilizzare la stessa derivazione senza problemi selezionando, nella configurazione della propria derivazione, il corrispondente apparecchio della postazione tramite il portale di assistenza.

 

 

Configurazione:

 

Sul portale di assistenza, cliccare su TERMINALI ed infine su telefono/fax.Cliccare in alto a sinistra nel dialogo dello schema .


Impostazioni derivazione:

 

  1. Dare al proprio gruppo un nome efficace (esempio: Mario Rossi).

  2. Inserire qui il numero di derivazione.

  3. Qui di seguito sono riportati tutti i riferimenti di questo oggetto. Vale a dire, quale servizio rimanda a quest’oggetto? Esempio: il comando a tempo ora non di punta rimanda per esempio alla mailbox aziendale.

  4. Il numero di selezione diretta viene assegnato automaticamente in conformità con la propria derivazione, non appena una linea di rete principale è stata selezionata. È possibile, tuttavia, assegnare anche più di un numero di selezione diretta. Cliccare su „Aggiungere“ per definire un nuovo numero di selezione diretta.

  5. Qui nella lista Dropdown è possibile trovare una lista di tutti i terminali disponibili. I terminali mostrati sono gli indirizzi MAC dei telefoni. Per favore selezionare un terminale per la vostra derivazione.

VoiceMail

Nota:

È possibile registrare i messaggi Voicemail direttamente tramite il telefono. Pertanto, è necessario soltanto chiamare la Voicemail. Sarete poi guidati dalla voce del menu.

Impostazioni di chiamata

  1. Specificare se in questa derivazione è consentito o meno configurare trasferimenti di chiamata a numeri telefonici esterni. Così è possibile specificare globalmente per tutte le derivazioni se i numeri telefonici esterni sono consentiti o meno. Quest’operazione è possibile alla voce del menu AMMINISTRAZIONE / Profilo.

  2. Così si determina una destinazione per un trasferimento di chiamata fisso. Questo significa che selezionando una voce in questa sezione, il chiamante viene rimandato sempre alla destinazione scelta e non alla propria derivazione!

  3. Qui si determina la destinazione del trasferimento di chiamata:
  • a tempo
  • se occupato
  • se non raggiungibile.

 

Trasferimento di chiamata ...se non raggiungibile

 

La funzione „Trasferimento di chiamata …se non raggiungibile“ è attiva solo quando il terminale non è registrato all’apparecchio telefonico. Per esempio quando la connessione internet è interrotta o non c’è una connessione LAN.

Inoltre, il trasferimento di chiamata è possibile soltanto in una derivazione diretta.Vale a dire, se sussiste un „Trasferimento di chiamata ... se non raggiungibile” per una derivazione diretta (p.e.derivazione 123 - Mario Rossi) e un chiamante chiama direttamente il numero di selezione diretta derivazione, il trasferimento di chiamata funziona. Se la derivazione di una coda di attesa o un gruppo e la coda di attesa oppure il gruppo ricevono una chiamata, il trasferimento di chiamata della singola derivazione non si attiva più!

In generale, si dovrebbe avere sempre un numero di telefono disponibile. Vale a dire, assicurarsi che non ci sia nessuna mailbox o nessuna istruzione vocale.

Nota: Separando il collegamento tra terminale e apparecchio telefonico, possono essere necessari 60 secondi fino a quando si attivi il trasferimento di chiamata in questo caso. Se il terminale è collegato di nuovo con l’apparecchio telefonico, sono necessari 60 secondi per ultimare la registrazione.

 

  1. Inserire qui un altro numero a piacere, al quale la chiamata deve essere inoltrata. Solitamente qui si sceglie il proprio cellulare. Poi squillano, in concomitanza, l’apparecchio telefonico e il cellulare e e si può scegliere con quale apparecchio rispondere. Se si risponde, ad esempio, con il cellulare, non è più possibile accettare la chiamata con il telefono dell’apparecchio telefonico.

  2. Si prega di inserire un timeout per la derivazione. Vale a dire, dopo quanti secondi la chiamata deve essere inoltrata? Il timeout trasferisce la chiamata ...dopo tempo.

  3. Visualizzazione del numero telefonico nel trasferimento di chiamata: Qui è possibile stabilire il numero a cui si effettua la segnalazione nel trasferimento di chiamata. Queste sono le varianti da scegliere:

    • Si segnala il numero del chiamante
    • Si segnala il numero del destinatario della chiamata
    • Si segnala il numero della derivazione trasferente.

Impostare un trasferimento di chiamata ad un numero esterno:

1.) Cliccare sulla lente dropdown a destra del campo „Trasferimento di chiamata fisso“.

Adesso si apre la lista dropdown.

Cliccare, infine, su „Numero di telefono...“ in basso a destra nella dropdown.

 

2.) Si apre adesso un pop up in cui si può aggiungere un numero di telefono.

 

3.) Appena si clicca su „Finito“, nel campo appare la dicitura „Trasferimento di chiamata fisso“.

 

Nota:

Assegnare soltanto un numero esterno anche se si è autorizzati (ved. 2.1 e 6.1).

Configurazione

  1. Scegliere la lingua per la propria derivazione.

  2. Specificare dopo quanti secondi dall’inserimento del numero telefonico deve essere avviata automaticamente una chiamata.

  3. Specificare dopo quanti caratteri nell’inserimento del numero telefonico nel terminale deve essere suggerito un numero di telefono. La sequenza dei numeri suggeriti si basa sulla storia chiamate salvata.

  4. Interfono attivato
    Attivare qui la funzione “Interfono“ (Intercom)! Dettagli alla pagina seguente.

    Accesso alla rubrica centrale

    Specificare se in questa derivazione è necessario un diritto di accesso alla rubrica centrale o meno.

    Nascondere derivazione dalla rubrica


    Avviso di chiamata
    Specificare se in questa derivazione è consentita la funzione „Avviso di chiamata“. Se questa funzione è disattivata, la chiamata è trasferita alla Voicemail (...se occupato).

    Agente call center

    Specificare se in questa derivazione si tratta di un agente CallCenter o meno. Quest’informazione è rilevante solo se si usa il monitoraggio del CallCenter.
  1. Qui potete stabilire quando attivare la registrazione dei messaggi vocali per la vostra derivazione. Per utilizzare la registrazione vocale bisogna attivarla, innanzitutto, per l’intero apparato.

  2. Qui è possibile stabilire per le rispettive derivazioni un numero di centro di costo. Tale centro di costo è presente nella fatturazione dettagliata.

  3. Qui è possibile stabilire dopo quanti secondi una chiamata viene automaticamente ritrasferita se un fallisce un trasferimento (senza richiesta). Se, per esempio, l’interlocure non è rag giungibile oppure è occupato. (0 – 25 secondi)

  4. Qui si specifica la selezione diretta in uscita per la derivazione. Vale a dire, se questa derivazione può eseguire telefonate:
  • interne
  • locali
  • nazionali
  • internazional.
  1. Selezionare qui la propria linea di rete preferita per le telefonate in uscita. Vale a dire, tramite quale linea di rete si desidera telefonare „all’esterno“. Questa linea di rete viene mostrata poi anche all’interlocutore.
    Nota: È possibile segnalare, per le chiamate in uscita, una linea di rete diversa da quella selezionata qui preselezionando # + numero di linea (vedi 6.4.).

  2. Se utilizzate un FMC-Client per la vostra derivazione, potete decidere qui, in caso di trasferimento sul cellulare FMC, la visualizzazione nel display del cellulare per un numero di telefono (linea di rete) nelle chiamate in arrivo. Se avete definito un numero di selezione diretta per questa “linea di rete preferita per il trasferimento FMC”, si visualizzerà sul vostro cellulare il numero di selezione diretta esatto (soltanto se l’FMC Client non è registrato nella WLAN). Se non effettuate nessuna scelta, si visualizzerà, per impostazione predefinita, nel caso di un inoltro FMC sul display del cellulare FMC, la linea di rete preferita generale della derivazione.

  3. Qui stabilite il tipo di derivazione da visualizzare durante le conversazioni interne con i colleghi. Per esempio, avete la derivazione 111 ma potete visualizzare il numero della derivazione della vostra assistenza con il 112.

  4. Specificare qui se si desidera visualizzare il proprio numero telefonico soltanto il numero principale (linea di rete) oppure nessun numero telefonico (eliminare il numero telefonico) di una chiamata.

  5. Qui vengono definite soltanto le eccezioni alla regola. Quest’impostazione è applicata soltanto se è stato scelto „Mostrare numero completo" nella visualizzazione del numero. Si può configurare il numero di selezione diretta qui, se, ad esempio, si desidera segnalare in uscita la selezione diretta 112 al posto della selezione diretta 111. Così, si possono gestire differenze per ogni linea di rete. Cliccare su „Aggiungere“ e scegliere una linea di rete e il numero di selezione diretta desiderato che viene poi visualizzato in uscita.

Interfono (Intercom)



Con questa funzione, è possibile controllare le derivazioni di altri partecipanti nel proprio apparecchio e trasferire o accettare le conversazioni di queste derivazioni. Se arriva una chiamata su una derivazione controllata, ciò viene visualizzato mediante lampeggiamento del rispettivo LED. La chiamata può essere accettata premendo il tasto (notare che questa funzione è attiva soltanto se l’amministratore del proprio apparecchio telefonico è stato registrato in un “gruppo pick-up” generale con le stazioni secondarie da controllare). Se si effettua una conversazione in una derivazione controllata, il relativo LED resta acceso. Se il proprio telefono squilla ma si desidera rifiutare la chiamata, premere il tasto funzione della relativa derivazione per trasferire la chiamata.


Tuttavia, l’idea alla base della funzione „Interfono“ (Intercom) è di effettuare direttamente una conversazione, oltre alle suddette funzioni, con la derivazione stabilita nel relativo tasto funzione (Tipo:Interfon) premendo il tasto funzione (interfono). Tuttavia, l’altro partecipante deve attivare „Intercom“ (interfono) sul proprio apparato telefonico. Per „Intercom“ si intende un tradizionale interfono (simile al walkie talkie), tramite il quale si viene collegati all’altoparlante dell’interlocutore premendo il tasto di funzione apposito.

 

Avviso di chiamata


Mentre si è impegnati in una conversazione e un altro chiamante tenta di contattarLa, si viene informati con un avviso di chiamata che qualcuno La sta cercando.Si può decidere di accettare direttamente la chiamata (anche se si è attualmente impegnati in una conversazione).

Se la funzione „Avviso di chiamata“ è attiva, la funzione Voicemail „Trasferimento di chiamata se occupato“ non funziona!Se questa funzione è disattivata e qualcuno prova a telefonarLe mentre Lei è già impegnato in una conversazione, il chiamante viene inoltrato alla destinazione del trasferimento (...se occupato).

 

Tasti funzione

 

Cliccare nella finestra di dialogo del quadro generale dei tasti funzione in alto a sinistra .

 

 

  1. Selezionare qui il tasto numerico che si desidera allocare.
    La sequenza dei tasti funzione del proprio telefono fisso dipende dal telefono. Pertanto, prendere visione, nel manuale corrispondente del proprio telefono fisso, dell’ordine dei tasti funzione. Si possono allocare i tasti numerici da 0 a 137.


  2. Selezionare qui il tipo di tasti funzione. Vale a dire:

    • Numero di telefono
    • Busy Lamp Field (BLF)
    • Interfono
    • Codice funzione
    • Servizi
  3. Selezionare qui la destinazione per il tipo corrispondente.

  4. Si può dare al proprio tasto numerico un nome efficace. Non deve superare la soglia di 9 caratteri.

Numero di telefono


È possibile impostare un numero di telefono preferito. Premendo il tasto funzione si avvia una conversazione.

 

Busy Lamp Field (BLF)


Con la funzione „Busy Lamp Field (BLF)“, è possibile controllare le derivazioni di altri partecipanti nel proprio apparecchio e trasferire o accettare le conversazioni di queste derivazioni. Se arriva una chiamata su una derivazione controllata, ciò viene visualizzato mediante lampeggiamento del rispettivo LED. La chiamata può essere accettata premendo il tasto (notare che questa funzione è attiva soltanto se l’amministratore del proprio apparecchio telefonico è stato registrato in un “gruppo pick-up” generale con le stazioni secondarie controllate). Se si effettua una conversazione in una derivazione controllata, il relativo LED resta acceso. Se il proprio telefono squilla ma si desidera rifiutare la chiamata, premere il tasto funzione della relativa derivazione per trasferire la ch iamata.


Interfono


Con la funzione „Interfono“ (Intercom), sono disponibili le funzioni come „Busy Lamp Field (BFL)“. Inoltre, viene avviata una conversazione con questa derivazione direttamente premendo il tasto funzione (interfono). Tuttavia, l’altro partecipante deve attivare „Intercom“ (interfono) sul proprio apparato telefonico. Per „Intercom“ si intende un tradizionale interfono (simile al walkie talkie), tramite il quale si viene collegati all’altoparlante dell’interlocutore premendo il tasto funzione apposito.

 

Codice funzione


Inserendo diversi codici, (secondo la lista di entrambe le pagine di questo manuale) si possono programmare anche funzioni come trasferimenti di chiamata sui tasti. A tal fine, inserire il codice con la destinazione desiderata nel campo di inserimento.

 

Servizi


Si può anche attivare un servizio (p.e.un gruppo) sui tasti funzione. Rispetto ad una derivazione (BLF), non è possibile monitorare questo servizio! È possibile avviare soltanto questo servizio con i tasti funzione.